Office Manager (gn)

Bei uns bist Du das Allround-Talent, das den Laden am Laufen hält! Von der engen Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung bis hin zur Organisation im Backoffice – Du sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft und packst überall mit an, wo's gebraucht wird. Du legst den Grundstein, um gemeinsam die Energiewende zu rocken.

Dein Einsatz:

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Führungsteam (Terminkoordination, Korrespondenz und Unterstützung in weiteren verschiedenen Bereichen)

• Allgemeine Organisation und Administration im Front- und Backoffice (Telefon, Mail, Post)

• Sichtung und Ablage der Korrespondenz sowie Weiterleitung an interne und externe Stakeholder

• Ordnung und Optimierung der Office-Prozesse

• Reisemanagement und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen 

• Übernahme der vorbereitenden Buchhaltung und Untersetzung bei den Monatsabschlüssen

• Bestellung von Büromaterialien, Getränken sowie anderen Waren und Dienstleistungen

• Organisation von Meetings und der Meetingräume, Empfang und Betreuung der Gäste

• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter sowie Assistenz in verscheiden Bereichen des HR

• Diverse administrative und kaufmännische Aufgaben

• Unterstützung und enge Zusammenarbeit mit KollegInnen aus Deutschland und der Schweiz

• Planung, Koordination, Organisation von Veranstaltungen und Teamevents

• IT-Administration und -Support: Organisation der IT-Infrastruktur, Dokumentation sowie Unterstützung im IT-Support, um eine reibungslose Funktion der Infrastruktur für die Mitarbeitenden sicherzustellen
  

Du bringst mit:  

• Du bist eine Frohnatur und Dein zweiter Vorname heißt Ordnung.  

• Du liebst es Deine eigenen Ideen einzubringen und umzusetzen.

• Es macht Dich happy andere unterstützen zu können, du lebst den Servicegedanken.

• Du hast einen Weltmeistertitel, eine kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Studiengang in der Tasche und bereits Erfahrung auf dem Gebiet.

• Du bist feinfühlig, zielorientiert und weisst genau, wann und wie Du konstruktiv kommunizierst, damit Du zum Ergebnis kommst. Am Ende Deines Gespräches fühlen sich beide noch besser.

• Dein Herz schlägt schneller, wenn Du in einer anderen Sprache sprechen kannst und das nur vor Freude.

• Gängige MS-Office-Produkte kannst Du im Schlaf und im Halbschlaf noch das ein oder andere digitale Tool.

• Zahlen? Oh, Mathe war eh Dein Lieblingsfach in der Schule und Du hast bereits Erfahrung in Finanzabwicklungsprozessen. Wenn Du weisst, dass Abacus nichts mit Zauberei zu tun hat, hat das schon einmal viele Vorteile.  

• Du hast schon eine Weiterbildung zur Führung von Auszubildenden und Lernenden? Zeig her, wir bilden junge Talente immer gerne aus!

• Du hast eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude im Kontakt mit Menschen und kannst am besten über Dich selbst lachen.

• Du bringst sehr gute Deutschkenntnisse, sowie Englisch in Wort und Schrift (bei Spanisch und Französisch sagen wir auch nicht nein) mit.

• Zuverlässiges, lösungsorientiertes, selbstständiges Arbeiten ist uns wichtig, denn so macht uns das Arbeiten im Team am meisten Spass. Wir wollen gemeinsam Grossartiges erreichen.

Wir bieten:

• Eine Position in einem innovativen und zukunftsorientierten Unternehmen
• Die Möglichkeit, aktiv zur Klimawende beizutragen und eine nachhaltige Zukunft mitzugestalten
• Verantwortung für die Mitgestaltung unserer Technologie im Team
• Ein dynamisches, motiviertes Team mit starkem Zusammenhalt, flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Flexible Arbeitszeiten in einer hybriden Arbeitsweise mit der Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Das erleben wir zusammen:

• Eine intrinsisch motivierte Arbeitsatmosphäre
• Steile Lernkurve durch spannende Projekte und modernste Technologie
• Bunt gemischte Kolleg*innen: Energie-Liebhaber*innen, Daten-Gurus, Tech-Enthusiast*innen und Kreativköpfe
• Eine XXL-Portion Herz und Verstand
• Die Chance, gemeinsam in unserer Climate-Tech-Company die Welt ein Stück besser zu machen
• Regelmäßige Teamevents, Workings-Weeks, Info-Höcks
• Weiterbildungsmöglichkeiten